Documentverwerking.
Pdf's en mails die vanzelf in het systeem komen.
Vrijblijvend · zes vragen · reactie binnen één tot twee werkdagen
Waar het vaak om gaat.
In de woorden van bedrijven zelf.
- 01
Overtypen kost uren
Orders, facturen en vrachtdocumenten komen binnen als pdf of mail. Iemand typt ze met de hand over. Dat kost uren en levert fouten op.
- 02
Wijzigingen die overal aankomen
Een tekening of stuklijst wordt aangepast. Maar planning, inkoop of de werkvloer werkt nog met de oude versie. Dat geeft fouten en herstelwerk.
- 03
Exportpapieren kosten uren
Exportcertificaten, douanedata en de overstap naar Floriday leggen extra werk bij telers, exporteurs en expediteurs. Eén fout en de zending wordt geweigerd.
- 04
Geld blijft liggen bij demurrage
Ligt een schip langer stil dan afgesproken, dan heb je recht op een vergoeding. Die claim bouw je met de hand op uit pdf's en mails. Wat niet op tijd lukt, ben je kwijt.
Wat het doet.
Het systeem stelt voor. Een mens beslist.
- Leest orders, pakbonnen, facturen, vrachtdocumenten en certificaten.
- Zet elk gegeven in het juiste veld van het systeem dat er al staat.
- Legt elk document naast de afspraak en markeert wat afwijkt.
- Het systeem doet
- Leest orders, pakbonnen, facturen, vrachtdocumenten en certificaten.
- Een mens beslist
- Een medewerker controleert wat het systeem niet zeker weet.
Zo ziet het eruit.
Opdrachten uit mail, pdf en EDI komen als order in het TMS. Wat afwijkt, legt het systeem aan je voor.
Demobedrijf
- Orders
- Documenten
- Klanten
- Afwijkingen
J. VermeerOrderverwerker
Demobedrijf › Orders
- Vandaag
- Ingelezen
- Te controleren
- In het TMS
- Opdrachten vandaag
- 64
- Direct in het TMS
- 58
- Te controleren
- 3
NrOpdracht en ladingBronStatus1–8 van 64
ORD-2318Venlo – Lyon · 33 palletsMailIn het TMS09:18
ORD-2319Tilburg – Gent · groupageExcelIn het TMS09:10
ORD-2320Moerdijk – Duisburg · koelPdfPallets wijken af09:05
Voorstel
De opdracht noemt tien pallets, de paklijst elf. Order klaargezet op elf, met beide pdf’s erbij.De orderverwerker beslist over wat afwijkt.
Order doorzettenAanpassenORD-2321Rotterdam – Milaan · ADRMailIn het TMS08:52
ORD-2322Waalwijk – Keulen · 20 palletsPortaalIn het TMS08:44
ORD-2323Venray – Poznań · 26 palletsPdfLaaddatum ontbreekt08:31
ORD-2324Born – Barcelona · bouwmarkt AMailDubbel ontvangen08:20
ORD-2325Oss – Antwerpen · containerEDIIn het TMS08:12
Voorstel
De opdracht noemt tien pallets, de paklijst elf. Order klaargezet op elf, met beide pdf’s erbij.De orderverwerker beslist over wat afwijkt.
Order doorzettenAanpassenVoorbeeld. Demobedrijf, namen en getallen zijn fictief.
Waar het speelt.
In deze sectoren, en zo gaat het daar nu.
| Sector en proces | Hoe het nu gaat | Wat beter kan |
|---|---|---|
| Maritiem en offshoreLaytime en demurrage | Nu: Na de reis wordt de claim opgebouwd uit SOF's, NOR en mails. | Wat beter kan: Minder handwerk per claim, en elke claim op tijd ingediend. |
| Maritiem en offshorePort call en agency | Nu: Agent, terminal, loods en sleep hebben elk een eigen ETA. PDA vooraf, FDA achteraf. | Wat beter kan: PDA en FDA die op elkaar aansluiten, en één planning voor alle partijen. |
| Maritiem en offshoreEmissies en charterparty | Nu: Brandstof uit noon reports en BDN wordt omgerekend naar ETS en FuelEU, en doorbelast per charter. | Wat beter kan: Cijfers die kloppen voor verificateur en charterer, uit systemen die op elkaar aansluiten. |
| Energie en chemieJetty-planning en voorraad | Nu: Schepen, line-ups en tanks worden gepland in Excel en de terminalsoftware. | Wat beter kan: Een vertraging meteen doorrekenen in de planning, en verschillen in voorraad zien bij het lossen. |
| Logistiek en transportOrderintake | Nu: Transportopdrachten, paklijsten en facturen komen binnen per mail of pdf en worden overgetypt in het TMS. | Wat beter kan: Minder handwerk per dag, en fouten eruit voordat de klant ze ziet. |
| Logistiek en transportDouane en documenten | Nu: Gegevens uit facturen en paklijsten gaan met de hand naar de aangifte. HS-codes worden opgezocht. | Wat beter kan: Douanegegevens op tijd en goed klaar, zoals ICS2 en NCTS vooraf vragen. |
| Logistiek en transportWarehouse en VAS | Nu: Inslag, picking en extra handelingen per klant in het WMS. | Wat beter kan: Handelingen per klant goed factureren, zonder handwerk. |
| Bouw en infraKLIC en graafwerk | Nu: Een graafmelding vóór elk graafwerk; de levering moet de ploeg bereiken. | Wat beter kan: De tekening mee naar de graafplek, en minder graafschade. |
| MaakindustrieStuklijst en engineering change | Nu: De EBOM uit CAD wordt met de hand een MBOM in het ERP. Wijzigingen lopen via mail. | Wat beter kan: Stuklijsten die kloppen, en lopende orders op de actuele revisie. |
| Installatie en onderhoudVan werkbon tot factuur | Nu: De monteur vult de werkbon in op papier of app: uren, materiaal, foto's, handtekening. Daarna wordt hij overgetypt voor de factuur. | Wat beter kan: Facturen zonder weken vertraging, met al het materiaal en meerwerk erop. |
| Handel en grondstoffenOrderinvoer | Nu: Offertes en orders komen binnen per mail, pdf, foto of telefoon en worden met de hand ingevoerd. | Wat beter kan: Artikelen en klantprijzen sneller en zonder fouten bij de order. |
| Handel en grondstoffenVan weegbrug tot factuur | Nu: In- en uitweging, sorteren, prijs per sortering, identificatie en registratie. | Wat beter kan: Minder stappen per partij, ook nu de regels strenger worden. |
| Handel en grondstoffenMelden van afvaltransport | Nu: Kennisgevingen en Bijlage VII bij grensoverschrijdend transport. | Wat beter kan: Digitaal melden als onderdeel van het werk, niet als extra stap. |
| Agri en foodExportcertificering | Nu: Per zending landeneisen nalopen, keuringen inplannen en het certificaat aanvragen. | Wat beter kan: Certificaten die in één keer goed zijn, zodat zendingen niet worden geweigerd. |
| Agri en foodVeiling en Floriday | Nu: Kopers en exporteurs werken met klok, KVV en directe handel via Floriday. | Wat beter kan: De overstap van 2026 met koppelingen, profielen en limieten op orde. |
| Agri en foodTeelt- en gewasregistratie | Nu: Wekelijkse metingen per gewas, naast de data van de klimaatcomputer. | Wat beter kan: Data uit klimaatcomputer, ERP en Excel op één plek. |
| Agri en foodFust en logistiek | Nu: Fust en stapelwagens hebben een eigen administratie. | Wat beter kan: Fustsaldi die kloppen. |
Regels, aantoonbaar.
Regels waar dit proces bij helpt, en wat ze vragen.
| Regel | Wat het is | Wat het vraagt |
|---|---|---|
| Meetplicht bunkering (MFM)Energie en chemie | Sinds 1 januari 2026 verplichte massameting bij bunkeren in de Rotterdamse haven. | Meetdata, leverbonnen en facturen naast elkaar leggen. |
| ICS2 en NCTSLogistiek en transport | Veiligheidsdata vóór aankomst en digitale transitdocumenten. | Juiste gegevens op tijd, uit documenten die als pdf binnenkomen. |
| eFTI en eCMRLogistiek en transport | Digitale vrachtinformatie: overheden moeten die vanaf ongeveer juli 2027 accepteren. | Vrachtgegevens één keer digitaal vastleggen. |
| KLIC en WIBONBouw en infra | Verplichte graafmelding; aansluitleidingen digitaal beschikbaar uiterlijk 1 januari 2028. | De juiste levering bij de juiste ploeg. |
| EWSR en DIWASSHandel en grondstoffen | Grensoverschrijdend afvaltransport sinds 21 mei 2026 alleen nog digitaal melden. | Meldingen uit de gegevens die er al zijn. |
| Identificatieplicht en opkopersregisterHandel en grondstoffen | Bij contante aankoop van metaal ID vastleggen. | Per transactie de juiste gegevens, zonder overtypen. |
| Exportcertificering NVWAAgri en food | Fytosanitaire certificaten via CLIENT Export, per land andere eisen. | De juiste gegevens per zending, vooraf. |
Laat ons één proces zien dat lichter kan.
Ontvang een werkend prototype
Vrijblijvend · zes vragen · reactie binnen één tot twee werkdagen. Of neem contact op